忘年会や送別会などで幹事を任されたとき、お店選びに夢中になり当日の流れを把握していないとドタキャンする人が出たりして、幹事の自分がドタキャンした人のキャンセル料を支払うことになってしまうかもしれません。
筆者は新卒の時代、よく幹事を任されていましたが、意外と当日にドタキャンを申し出てくる人が多く、そのことにいつも頭を悩ましていました。
しかし、ある3つのことを意識するようになってからは、ドタキャンによる幹事の財布の痛手を防ぐことに成功しました。
ここでは、飲み会の幹事になったときにドタキャンを防ぐためにやっておきたい3つのことを紹介します。
◆ドタキャンを防ぐ方法1 お店のキャンセル料がいつからかかるのか確かめておく
筆者は飲み会の会場を探す際、食べログなどで、お店の内装や料理のコースなどを確認すると同時に、お店のキャンセルは当日の何日前かということも公式Webサイトを見たり、実際に店舗へ電話をかけてみたりして必ず確認していました。
キャンセルがいつまで可能か事前に確認することで、飲み会の出席者へそのことを伝えることができ、ドタキャンを防ぐことができるからです。
たとえば、大手居酒屋の「はなの舞い」ですが、キャンセル料は前日までは0％、当日なら100％かかり、「鳥貴族」の場合は前日までならキャンセル料はかからず、当日の場合はパーティー料金（人数分）の半額がキャンセル料としてかかります。また、予約時間から15分遅れて到着した場合は、キャンセル扱いとなるといいます。
このように、キャンセル料は、お店によって異なるので、事前に確認をするようにしてドタキャンを防ぎましょう。
※2024年11月時点の情報、キャンセル料は店舗によって異なる場合もあります。
また、大手居酒屋チェーン店以外の人気店舗では、独自のキャンセルルールを設けていることもあるので、大手居酒屋チェーン店で予約するときよりも注意が必要です。
大手居酒屋チェーン店以外の店舗は公式Webサイトを所持していない場合もあり、キャンセルについて把握できない場合があります。よって、こういったお店で飲み会を考えている場合は、予約する際、キャンセルに関する注意事項も一緒に聞いておくことが重要です。
とはいえ、出席者全員がキャンセルについて把握しているとは限らないので、飲み会の会場を伝えるのと同時に、「この日をすぎてキャンセルしたらキャンセル料を集金する」といった旨をチャットツールやメールに必ず書くようにすることで、あとからトラブルを防ぐことができます。
ドタキャンを防ぐためには、幹事がお店のキャンセルがいつまで可能なのかをあらかじめ調べておくことが重要です。でないと、ドタキャンによって、自分の財布からキャンセルした人の分の飲み代まで支払うハメになる可能性があります。
◆ドタキャンを防ぐ方法2 事前に飲み会の料金を集金しておく
会場が決まったら一人いくらかかるのか計算をして告知しなくてはなりません。筆者の場合、参加人数が決まった際、ドタキャンを防ぐために、あらかじめ出席者から料金を先にもらうようにしていました。
先に料金を集金することによって、ドタキャンを防ぐ効果はもちろん、この日は飲み会があるというのを参加者たちに意識させる効果が同時に生まれます。
料金を集金する方法はさまざま。PayPayなどのキャッシュレス決済アプリで送金してもらう方法、現金でもらう方法などが挙げられます。
特にキャッシュレス決済を使ったアプリでの送金は、送金履歴が残るため、あとで「払った払ってない問題」を防げるので有効な手段といえます。
とはいえ、キャッシュレス決済を日常的に使っていない人もいるでしょう。現金で受け取る場合は、あとからそういった問題が起こらないためにも領収書を渡すなどの工夫をしておきましょう。
◆ドタキャンを防ぐ方法3 あえて少ない人数で予約しておく
飲み会の会場を予約するときはあえて少ない人数で予約するのもドタキャンを防ぐ有効な手段です。
あえて少ない人数で予約しておけば、当日2〜3人参加者が増えたとしても、キャンセル料がかからないからです。
たとえば、参加人数が10人として、2人当日ドタキャンが出たとします。そういったシチュエーションを想定して、あらかじめ8人で予約しておけば、キャンセル料を取られることはありません。
もし飲み会の当日に2人急遽参加することになっても、お店側にとっては売上につながるので、お店側にとっても嬉しいことです。
2人増えた程度でしたら、席も少し詰めれば入れるので、全員座ることもできるでしょう。
当日までに仕事が早く終わりそうで残業が必要なくなった、●●さんが参加するから自分も参加したくなった……。といった理由で飲み会当日参加を申し出る人もいるかもしれません。
こうしたテクニックを使えば、ドタキャンをうまく防ぐことができ、幹事がキャンセル料を支払うといった最悪のケースを防止できるでしょう。
──飲み会の幹事を任されたとき、ついついお店の内装や料理のコースに目が行ってしまいがちで、当日ドタキャンが出ることなどを想定していないケースもあります。こういったことを防ぐためにも、幹事を任されたなら当日ドタキャンする人がいるかもしれないことを念頭に入れておくことが大切でしょう。
〈文/相模玲司〉
